Excel, nebo CRM pro fotografa? Rozhodněte podle práce

Tabulka stačí, pokud evidujete jen několik údajů a sami si spolehlivě hlídáte další kroky. CRM dává smysl, když opakovaně dohledáváte informace, přepisujete je mezi nástroji nebo potřebujete, aby klient část zakázky vyřídil přes odkaz.

Co zvládne tabulka

V tabulce můžete evidovat jméno klienta, termín, cenu, stav a poznámku. Snadno ji upravíte podle svého a nepotřebujete se učit nový systém. Je to rozumný začátek, pokud máte přehled o tom, kde jsou smlouvy a jak jste si s klientem domluvili platbu.

Potíže obvykle nevzniknou kvůli samotné tabulce, ale kvůli práci kolem ní. Nabídka přijde e-mailem, termín je v kalendáři, smlouva jako dokument, platba v bankovnictví a fotografie v online galerii. Když zakázek přibude, musíte stav aktualizovat na více místech.

Kdy už tabulka přestává stačit

Podívejte se na posledních několik zakázek a poznamenejte si, kolikrát jste museli:

• hledat starší domluvu v e-mailu nebo zprávách,
• přepsat jméno, cenu nebo termín do dalšího dokumentu,
• zjišťovat, zda klient nabídku přijal nebo smlouvu podepsal,
• ručně připomenout splatnost nebo si ověřit platbu,
• předat kolegovi informace o rozpracované zakázce.

Pokud se některý krok opakuje a zabírá vám čas, zkuste nástroj, který ho pokryje. Pokud se to stalo jednou za rok, nové CRM by mohlo přidat víc práce než užitku.

Co CRM změní a co za vás neudělá

CRM může spojit přehled zakázek s nabídkami, smlouvami, klientskými odkazy a fakturami. Změna se projeví hlavně tím, že nemusíte ručně skládat stejný postup pro každého klienta. Před výběrem si ověřte, které kroky nástroj opravdu vykoná a které zůstávají na vás.

Například QR kód neznamená automatické spárování bankovní platby. Fotivo platby automaticky nepáruje, fotograf ji po přijetí označí jako uhrazenou. Stejně tak odkaz na galerii nemusí znamenat, že CRM ukládá fotografie. Pro podrobnější kritéria pokračujte na průvodce výběrem CRM pro fotografy.

Jak porovnat náklady

Porovnejte roční cenu s časem, který dnes věnujete evidenci a hledání informací. Do nákladů započítejte také nástroje, které už platíte, a případné členy týmu. Neoceňujte každou ušetřenou minutu jako jistý výdělek. Zkuste nejprve odhadnout, kolik času vám zabere jedna typická zakázka v současném postupu a při zkušebním používání CRM.

Před registrací ověřte také export dat a podmínky po ukončení předplatného. Chcete vědět, zda si odnesete seznam klientů, dokumenty a historii zakázek.

Rozhodněte podle svého postupu

Pokud v tabulce vedete jména a termíny a dokumenty ukládáte přehledně, může vám stačit. Jestli u nabídek opakovaně hledáte zprávy, připomínáte podpisy a přepisujete údaje do smlouvy, vyzkoušejte systém, který tyto části spojí.

Jak přejít bez velkého úklidu

Pokud si CRM vyberete, nepřenášejte hned celý archiv. Začněte novými poptávkami a rozpracovanými zakázkami. Do nového systému přidejte jen údaje, které potřebujete pro další krok, a staré smlouvy ponechte tam, kde je bezpečně ukládáte. Po měsíci vyhodnoťte, jestli se vám méně hledá a přepisuje.

Fotivo například eviduje zakázku, nabídku, smlouvu, ručně potvrzovanou platbu a fakturu. V klientském portálu se zobrazí také dotazník, QR platební údaje a odkaz na galerii, pokud ho fotograf přidá. Galerie se ukládá u externí služby. Tarif Solo stojí 199 Kč měsíčně, Studio 299 Kč měsíčně pro majitele a jednoho pozvaného člena. Běžná zkušební doba trvá 14 dní bez platební karty.

Pokud potřebujete automatické připomínky klientům nebo vlastní doménu portálu, Fotivo tyto funkce nemá. Jestli vám jeho rozsah vyhovuje, vyzkoušejte jej na vlastních zakázkách. Jinak si podle stejného seznamu porovnejte jiný systém.

Související průvodce: CRM pro fotografy, získávání poptávek a práce s Fotivem.